Preservar a memória de uma instituição é fundamental para mantê-la viva e fortalecer suas bases. Com o projeto Formação Judicial Qualitativa, que marca o acordo de cooperação internacional entre a Escola Nacional de Formação e Aperfeiçoamento de Magistrados (Enfam) e o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD), a gestão do acervo da Escola tem recebido ainda mais atenção.

Por meio dessa parceria, a Enfam passa a ter um plano de classificação e tabela de temporalidade da área-fim, desenvolvido pela arquivista voluntária Brenda Ribeiro, sob a supervisão da secretária de Gestão Administrativa, Orçamentária e Financeira, Jaqueline Mello. Recentemente, o documento foi aprovado pela equipe de arquivistas do Superior Tribunal de Justiça (STJ), que vai incorporá-lo ao plano já existente relativo às atividades do tribunal, incluindo uma nova seção para abrigar informações referentes à área-fim da Enfam.

O plano de classificação é um instrumento arquivístico separado em seções que identificam as funções do órgão, como por exemplo, no caso da Enfam, a ação educacional de formação. Além das funções, o plano prevê informações sobre as atividades relacionadas a cada uma delas, como a realização e planejamento dessas ações educacionais e seu credenciamento. “Então, o plano de classificação é uma estrutura que abriga toda a documentação do órgão, uma estrutura que reflete as funções e as atividades que a Enfam produz, relativas à área-fim de sua atuação”, explica Brenda Ribeiro.

A importância dessa iniciativa se dá pela preservação da memória do órgão e para posterior recuperação dessas informações. “A partir do momento que a gente não consegue classificar esses documentos, fica mais difícil recuperá-los e preservá-los, considerando que uma parte da documentação produzida precisa ser guardada para sempre. Como vamos guardá-los se não conseguimos identificar a qual função e atividade eles correspondem? Então a gente perde informação. Daí a importância do instrumento”, explica a arquivista que atua no projeto Formação Judicial Qualitativa.

Com a conclusão desse trabalho, o próximo passo é a organização física e digital da documentação da Enfam e a criação de manuais que sirvam de referência para a padronização de ações ligadas à gestão arquivística da informação.